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Alpbach: ein Lagebericht zur neuen Welt des Arbeitens September 3, 2012

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Microsoft, New World of Work, Referenz, Studien, Wertschöpfung.
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Debrief: “Das Neue Arbeiten” – nennt Michael Bartz (Prof. International Business and Export Management, IMC FH Krems) seine Zusammenfassung der in einem Alpbacher Arbeitskreis diskutierten Daten und Fakten. Fakten. Sie haben richtig gehört. Denn zur Diskussion standen die ersten Resultate eines Forschungsprojekts, in dessen Rahmen die IMC FH Krems das Microsoft Praxisprojekt am Wienerberg für drei Jahre begleitet. Mit dem Ziel, den Einfluss des neuen Arbeitens auf das Unternehmen, seine Mitarbeiter und Kunden zu messen – und am Ende einen Return of Investment (ROI) neuer Arbeitsformen zu berechnen. Die Zahlen nach einem Jahr stimmen jedenfalls positiv. Ich zitiere:

“Der Bedarf an Arbeitsplätzen im Büro reduzierte sich um 25%. Stattdessen wurden kollaborative Flächen (Social Areas, Meeting-Räume, etc.) um das Dreifache vergrößert; gleichzeitig konnte die Gesamtfläche des Büros reduziert werden. Dadurch werden mit dem neuen Bürokonzept ca. 15% Facilitykosten jährlich eingespart (Miete, Betriebskosten, Reinigung, Energie, etc.). Dieser Kostenblock stellt in den meisten Unternehmen nach Personal den größten Kostenblock dar. – Die Mitarbeiter sind mit dem neuen Nutzungs- und Flächenkonzept im neuen Büro messbar sehr zufrieden. Die Zufriedenheit mit der Raumsituation im Unternehmen machte einen Sprung von 30% nach oben seit dem Einzug in das neue Büro.

Ebenfalls finanziell belastend für Unternehmen sind Reisekosten. Diese konnten bei Microsoft in Österreich um 30% reduziert werden durch Umstellung auf Microsoft Lync Online Meetings. Der Umstellungsprozess auf Online Meetings begann bereits 2010. Zweiter positiver Effekt: Durch die Ausbreitung der Lync Online-Meeting-Technologie etablierte sich schrittweise ein vermehrt virtuelles Arbeiten in der Organisation. Mit der Eröffnung des neuen Büros im Oktober 2012 schlüpfte die Organisation dann in die passende neue Bürohülle. Die Neuerung dabei war, dass ab diesem Zeitpunkt virtuelles Arbeiten auf Distanz nicht nur toleriert sondern explizit gewünscht und zum Kernprinzip des Arbeitens bei Microsoft Österreich wurde.

Das „Umlegen des Schalters“ hin zu konsequentem virtuellen Arbeiten führte im ersten Jahr nach der Umstellung zu keinerlei Produktivitätsverlusten. Im Gegenteil konnte sogar ein weiterer Produktivitätsanstieg von 5% verzeichnet werden (Das korreliert mit der Erfahrung, dass in den meisten Organisationen zum Beispiel die Arbeitszeit um 10 bis 15% steigt bei Einführung neuer virtueller Arbeitsformen). Gleichzeitig kletterte der Indikator für „Kreativität im Job“ um 5% hinauf; Kreativität im Job ist ein wichtiger Treiber zur Steigerung der Lösungskompetenz einer Organisation (neben z.B. Diversität). Und der Indikator für „Spaß im Job“ verdoppelte sich mit dem Umstieg auf das „Neue Arbeiten“.

Auch die Zeitbilanz der Mitarbeiter schaut nach der Umstellung auf das „Neue Arbeiten“ bereits nach wenigen Monaten wesentlicher günstiger aus: Es hätte nicht überrascht, wenn die für Abstimmungsmeetings notwendige Zeit wegen des virtuelleren Arbeitsstils nach oben geschnellt wäre. Stattdessen blieb die Anzahl der Meeting-Stunden pro Woche konstant. Es kam nicht zu einer Abstimmungsinflation.

Nur der relative Anteil der Online Meetings ist noch weiter gestiegen und liegt inzwischen bei nahezu 50% aller durchgeführten Meetings. Dieser Anstieg korrespondiert auch mit der Steigerung der Arbeitsstunden im Home Office, die von 1,0 auf 1,5 Arbeitstage pro Woche angewachsen ist. Arbeitszeit verlagert sich also vom Büro in das Home Office.

Der Anstieg der Online Meetings und der Home Office Stunden erklärt auch, dass die Mitarbeiter inzwischen 20% ihrer Zeit sparen, die sie sonst mit dem Pendeln zwischen Büro und Zuhause verbracht haben. Diese Zeit kann jetzt sinnvoller investiert werden, z.B. in Freizeitaktivitäten zur Steigerung der „Work Life Balance“. – Ein weiterer positiver Effekt hierbei ist die Reduktion des CO2-Ausstoßes um ca. 80 Tonnen im Jahr durch vermiedene Individualfahrten zwischen Büro und Daheim.

All das ist natürlich nur möglich, wenn im Unternehmen die passende Arbeits- und Führungskultur gegeben ist. „Management by Objectives“ (Zielorientierte Führung) ist einer der Schlüssel zum erfolgreichen Arbeiten auf Distanz. Ebenso unabdingbar ist die entsprechende Vertrauenskultur. Messungen zeigen, dass das Konzept aufgeht. Durch die strikte Umstellung auf virtuelles Arbeiten hat die Sichtbarkeit der Leistungen der Mitarbeiter gegenüber den Managerinnen und Managern nicht gelitten. Der Indikator für „Sichtbarkeit der Leistungen“ blieb stabil auf hohem Niveau im ersten Jahr. Gleichzeit ist aber das Vertrauen der Managerinnen und Manager in die Effizienz der Arbeit im Home Office innerhalb des ersten Jahres noch einmal um 5% gestiegen. D.h. Vertrauen und Transparenz sind gegeben.”

Selten, dass sich Fakten so spannend lesen. Sie unterstreichen auf ihre Art, dass das NEUE ARBEITEN nur als ganzheitlich gedachtes Projekt – das Menschen, Arbeitskulturen, Führungskulturen, Räumlichkeiten und Technologien zusammendenkt – funktionieren kann. “Wie man`s konkret angeht”, darüber schreibt übrigens ein anderer Teilnehmer des Arbeitskreises: Franz Kühmayer in seinem Reflections Blog.

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