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Case Study: Unified Communication meets Social Enterprise October 22, 2013

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Business_Intelligence, New World of Work, Referenz, Trends, User-Experience.
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Nehmen Sie einen Billard- oder einen Pokertisch. Und denken Sie an Ihr Unternehmen, wenn Sie diese Vielfalt an Menschen sehen. Die Idee des Social Enterprise besteht unter anderem darin, die unterschiedlichen Menschen, die sich hier versammeln, produktiv miteinander arbeiten bzw. kommunizieren zu lassen. Dazu braucht man andere Tools wie das klassische E-Mail, das durch seine Informationsüberflutung Kommunikation im Unternehmen eher diskreditiert als weiterbringt, wie sich Erich Schuster, CIO bei den Österreichischen Lotterien und Casinos Austria, an die Anfänge des

CAI, 25.11.2010casinos2

Projekts zurückerinnert: „Schnelles, präzises Kommunizieren, das nicht von der Arbeit abhält, sondern Teil und Motor für die Zusammenarbeit ist, sieht anders aus, das war uns allen klar. Gleichzeitig sahen wir, wie viel wertvolle Zeit im Unternehmen damit zugebracht wurde, nach Dokumenten und Projektprotokollen zu suchen, die in persönlichen Mail-Ordnern vor sich hindämmerten.“

Die gemeinsam mit Solvion, dem ersten Microsoft Yammer Partner in Österreich, konzipierte Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass Kommunikation und Kollaboration in neuer Weise zusammengedacht werden. Jeder Mitarbeiter erhält seinen persönlichen Einstieg in das Kommunikationsportal und kann dieses Cockpit persönlich gestalten. Dieser zentrale Einstiegspunkt (Mybox) liefert den Mitarbeitern alles, was sie zum Arbeiten brauchen – wobei Mail und Kalender nur mehr Informationsbestandteile unter anderen sind, wie eine Aufgabenübersicht, abonnierte Feeds zu Projekten, ein persönliches Skydrive-Laufwerk, ein eigener Feed zu neuen Mitarbeitern oder eine zentrale Suche.

Zur Erhöhung der Usability sind die Angebote auf drei übersichtliche Säulen aufgeteilt: 1) Eine Infobox, in der man die Unternehmensnachrichten findet, die man aus klassischen Intranets kennt. 2) Eine Teambox für die tägliche Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen, wobei die Projektseiten sehr einfach angelegt werden können und wirklich die gesamte Projektkommunikation abdecken; damit auch neue Mitarbeiter, die ins Projekt stoßen, schnell im Bild sind. Und schließlich 3) die Toolbox, über die man zum Beispiel die Genehmigungsprozesse für ein neues Gewinnspiel auf Basis SharePoint-Technologie abbilden und strukturiert abwickeln lassen kann.

solvion-portal

Dazu Klaus Schwaberger, CTO bei Solvion: „Das Neue an diesem Portal mit seinen Self-Serivce-Projektbereichen ist, dass wir nicht nur für eine zentrale Ablage sorgen (mit Versionierung und allem, was dazugehört), sondern die Newsfeeds viel granularer, das heißt auf Projektebene, gestalten. Also dort, wo sich die Produktivität eines Unternehmens entscheidet. Damit entlasten wir den E-Mail-Verkehr, weil Dokumente nicht mehr an 10 Personen in cc herumgeschickt werden müssen und stellen gleichzeitig sicher, dass man Feeds auch einfach wieder stornieren kann, wenn man aus einem Projekt aussteigt. Und schließlich fördern wir eine Kultur des aktiven Folgens und nicht mehr eine des passiven Mitlesens.“

Ein Zeichen, dass diese kulturelle Transformation gelingt, ist für Erich Schuster, „wenn der Blick auf die aktuellen Newsfeeds und Konversationen in der Mybox zu einem Ritual wird. Weil es letztendlich nicht nur darum geht, den Austausch von Informationen und Erfahrungen zu fördern, sondern auch darum, über den eigenen Schreibtischrand, Abteilungsrand, Unternehmensrand hinauszuschauen.“ Ein situatives Meeting, das in der Zentrale einfach ist, bedarf zwischen Linz und Bregenz der technologischen Unterstützung.

Wichtig für Erich Schuster ist, dass Technologie für Optionen sorgt und nicht für Zwänge: „Mit unserer neuen Lösung, die Kommunikation und Kollaboration nahtlos verbindet, ist es möglich, dass sich zum Beispiel die Gaming-Manager von Linz, Bregenz und Wien auf einer virtuellen Plattform treffen und ihre Erfahrungen austauschen, ohne sich in endlosen Mail-Schleifen zu verstricken. Ob sie das auf der Kollaboration-Plattform tun, im Chat oder als Video-Konferenz ist ihre Entscheidung. Wichtig ist, dass wir mit jeder gelungenen Interaktion als Unternehmen mehr zusammenrücken.“

Die Erfahrungen in der Pilotphase geben jedenfalls allen Grund zur Hoffnung. Nach nur wenigen Monaten zählt das neue Portal bereits 500 aktive User. Die Welle ist ins Rollen gekommen, vor allem in den kleineren, spontan einberufenen Quick-Teams, die als eine Art Probebühne fungieren. Und so scheint auch Erich Schusters Ziel, bis zum Ende des Jahres alle ca. 1.000 potenziellen User auf die SharePoint Plattform zu bringen, als nicht verwegen – zumal die Richtungsvorgabe nicht nur nach innen weist:

Es geht uns auch darum, die Synergien innerhalb der Unternehmensgruppe zu nutzen und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben. Da kommt eine Generation in die Unternehmen hinein, die den Umgang mit unterschiedlichen Kommunikations- und Kollaborationstools voraussetzt.“

Womit wir eigentlich wieder beim Anfangsbild wären: Gewinnen wird der, der Vielfalt als Stärke begreifen lernt.

Die komplette Referenz finden Sie übrigens hier

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