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Zwischen Cloud und Lagerfeuer November 27, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Dynamic_Systems, Interviews, Referenz, User-Experience, Wertschöpfung.
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Man erkennt sie sofort, wenn man ihnen begegnet. Halstuch und Hemd sind neben dem Händedruck untrügliche Erkennungszeichen der Pfadfinder und Pfadfinderinnen Österreichs, die sich als Teil einer weltumspannenden Jugendbewegung begreifen, die „Vielfalt in all ihren Facetten lebt“, wie Hubert Novak, Bundespräsidiumssekretär, betont. Wir wollten wissen, was Pfadfindersein heute bedeutet und machten uns ein Bild davon. Beim „WURZL 2014“, dem großen Sommerlager, das diesmal in Hofgastein stattfand.

Um so eine Veranstaltung wie das WURZL 2014 organisieren zu können, ist es erforderlich, dass Mitarbeiter und Funktionäre, die auf ganz Österreich verteilt sind, miteinander kommunizieren und Dinge umsetzen. Die Herausforderung dabei ist die ehrenamtliche Tätigkeit, die es uns oft sehr schwer macht, gemeinsame Termine zu finden, um diese Aufgaben bewältigen zu können“ – zumal viele dieser Heinzelmännchen, die im Hintergrund unentgeltlich arbeiten, ihre Daten auf ihrem persönlichen Rechner speichern, auf einem Block aufschreiben oder mit einem USB-Stick mit sich herumtragen. So war das zumindest bis vor kurzem, wie Stefan Gärtner, IT und Organisation, Bundeszentrum Wassergspreng, sich erinnert: „Weil ehrenamtliche Mitarbeiter kein gemeinsames Büro haben, ergab es sich, dass jeder seine Insellösung mit sich spazieren trug. Wir arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten. Deshalb war eine Konsolidierung auf Systemebene für uns von existenzieller Bedeutung.“

Mit der Office Cloud-Lösung steht den mehr als tausend Funktionäre und Gruppenleiter bei den Pfadfindern und Pfadfinderinnen Österreichs heute eine gemeinsame Plattform zur Verfügung, wo sie ihren Office 365-Account über ein von Artaker Computersysteme bereitgestelltes Self-Service-Portal individuell freischalten können; auch das ein Verfahren, das den administrativen Aufwand entscheidend minimiert. Damit sind alle neuen Anwender in der Lage, quasi auf Knopfdruck auf eine gemeinsame Plattform zuzugreifen, wo Daten in Echtzeit synchronisiert und Termine auf einem gemeinsamen Kalender eingetragen und mit Lync auch als Videokonfernenz Online abgehalten werden können. Das erleichtert die zügige und konzertierte Organisation von Veranstaltungen im In- und Ausland enorm.

Ein Blick in das Medienzelt am WURZL 2014 zeigt, wie sich alte und neue Technologie-Welten bei den Pfadfindern die Hand geben. Dort treffen wir auf Lukas Wagner, der nicht nur bei der Lagerzeitung mithilft, sondern auch für das nächste Großtreffen in Japan mitverantwortlich ist: „Hier, im Medien- und Kommunikationszelt arbeiten wir zur Zeit noch mit einer Offline-Lösung und tauschen über USB-Sticks Daten aus. Ganz anderes schaut das 2015 aus, wenn wir nach Japan auf das Worldscout Jamboree fliegen, mit 40.000 Teilnehmern. Da setzen wir auf eine Cloud-Lösung und arbeiten mit SharePoint, um in großen internationalen Teams unterschiedliche Daten austauschen zu können.“

DIE VORTEILE

Das Entscheidende an dieser Cloud-Lösung ist, dass sie für beide Seiten – Funktionäre und Jugendliche – greifbare Vorteile bringt und endlich Schluss macht mit nur vordergründig hilfreichen Insellösungen, die überall Mehraufwände produzieren.

Dazu Max Weigl, Landesleiter Pfadfinder und Pfadfinderinnen Wien: „Dadurch dass die Dokumente in der Cloud liegen, kann ich immer darauf zugreifen und habe immer die aktuelle Version bei mir. Ich kann meine Termine koordinieren und kann sie jederzeit und einfach auf meinem Handy oder Surface Tablet synchronsieren. Und zusätzlich haben wir mit Lync die Möglichkeit, viel Zeit sparen, weil wir nicht stundenlang zu irgendwelchen Besprechungen fahren müssen.“

Dass das nicht reine Funktionärsperspektive ist, sondern eine Entwicklung, die indirekt den Pfadfinder und Pfadfinderinnen zugute kommt, weil Leute wie Max Weigl wieder mehr Zeit für die direkte Jugendarbeit haben, hebt Ingeborg Langer, Jugendleiterin Wien 29, Dornbach, hervor, die diese Einschätzung mit dem Blick auf die andere Seite ergänzt: „Früher haben wir mit den Kindern über das Telefon stille Post gespielt. Heutzutage haben die Kinder und Jugendlichen viele Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren sie haben WhatsApp, Facebook, Instagram und wie auch immer sie heißen. Es ist teilweise extrem schwierig, sie alle auf ihren „digitalen Spielwiesen“ zu erreichen, es ist aber auch für uns schwer bis unmöglich, dass wir uns für eine von diesen entscheiden, wenn wir unsere Informationen weitergeben, weil diese Plattformen erstens nicht unumstritten und zweitens auch nicht sicher sind.“

Dank des Microsoft Charity Programms ist der Aufwand für dieses IT-Projekt kein finanzieller, sondern beschränkt sich auf den Einsatz aller Beteiligten. „Und der kann bei ehrenamtlichen Mitarbeitern eigentlich vorausgesetzt werden“, wie Ingeborg Langer am Ende hinzufügt: „Mit Yammer haben wir nun erstmals die Möglichkeit, die gesamte Pfadfinder-Community in Österreich die Kinder und Jugendlichen, die Gruppenleiter, die Funktionäre und die Eltern auf eine Plattform zu bringen, wo wir Fotos reinstellen und Informationen austauschen können. Für mich ist das die Zukunft der Vernetzung und vor allem: es kostet uns nichts, denn als Non-Profit-Organisation sind wir ohnehin immer etwas knapp bei Kasse.“

UNTERM STRICH

Unterm Strich gelingt es den Pfadfindern und Pfadfinderinnen Österreichs nicht zuletzt durch dieses Projekt mit einem Mythos aufzuräumen, der sich hartnäckig hält und ihnen Technologieferne unterstellt. Ein Mythos, dem Hubert Novak entschieden widerspricht: „Wir setzen sehr stark auf Technologien, wo es Sinn macht. Auf der anderen Seite führen wir ein naturverbundenes Leben und wollen das für die Jugendlichen aufrecht erhalten. Dass man mit dieser Spannung positiv umgehen kann, zeigt sich unter anderem daran, dass Kinder und Jugendlichen, die ihre Smartphones ins Sommerlager mitnehmen, den Strom für den Akku mit einem Fahrrad selbst erzeugen. Das macht Spaß und fördert den bewussten Umgang mit Technologie.“

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