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VIDEO Case: Pipelife – mit Kunststoffrohren Welten verbinden December 16, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Dynamic_Systems, Interviews, New World of Work, Referenz, Security, User-Experience.
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Pipelife stand vor der Herausforderung, 20 verschiedenen E-Mail-Systeme möglichst rasch in eine einheitliche Kommunikationsplattform zusammenzuführen und in die Wienerberger Gruppe zu integrieren. Gelungen ist dies mit Office 365 und einem hybriden Ansatz, der es erlaubt, die Cloud-Welt von Pipelife und die lokale On-Premise-Welt von Wienerberger so transparent miteinander zu verbinden, dass Mitarbeiter ihren Präsenzstatus einsehen, Kalendereinträge teilen und auf ein einheitliches Adressbuch zugreifen können. Unterm Strich sorgt dies für mehr Flexibilität des Einzelnen und eine bessere Zusammenarbeit im Unternehmen.

„This is not a Pipe“ – das berühmte Bild von René Margritte empfängt uns mit seinem feinen Humor und einer zusätzlichen Pointe, als wir das Büro von Marc Vandermensbrugghe, Chief Financial Officer (CFO) von Pipelife, betreten; und stößt wie von selbst die Tür auf in Richtung Kultur, die in diesem Unternehmen einen großen Stellenwert hat. Das unterstreicht auch Niels Rune Solgaard-Nielsen, CEO des Unternehmens, der sich inzwischen zu uns gesellt hat: „Wenn wir von IT sprechen, sprechen wir nicht von Technologie, sondern darüber, wie wir Menschen miteinander verbinden. Richtig eingesetzt kann Technologie zu einer Kultur beitragen, in der wir uns gegenseitig unterstützen, um Ziele gemeinsam zu erreichen.” Dieser entschiedene Blick auf die kulturellen Aspekte ist durchaus bemerkenswert für ein Projekt, in dem auch die Zahlen stimmen, wie Marc Vandermensbrugghe betont: „Unser Ziel war es, jeden Pipelife Mitarbeiter in einem einheitlichen System zu integrieren. Mit dem Effekt, dass wir heute bei den Telefon- und Reisekosten signifikante Einsparungen erzielen.”

Das ist aber noch nicht alles. Zur wirklichen „coolen Integrationsgeschichte“, wie Boris König, Head of Corporate Information Management, meint, wird dieses Projekt erst durch die Anwender. „Die Zusammenführung der unterschiedlichen Systeme war die eine Seite. Die Integration in die bestehende On-Premise Exchange-Umgebung über ein hybrides Szenario war die andere. Entscheidend aber ist, dass es in der Unternehmensrealität für die Anwender keinen Unterschied macht, in welcher Welt sie sich aufhalten – On-Premise oder in der Cloud. Sie können Kalenderdaten austauschen, sie haben ein globales Adressbuch mit allen Kontaktdaten, sie können Meetings festsetzen und dabei auch den Präsenzstatus der Teilnehmer berücksichtigen. Diese Transparenz zeigt, dass die Integration wirklich nahtlos gelungen ist.“

Die Umsetzung
Eine weitere Herausforderung in diesem Projekt bestand darin, Integration und Implementierung möglichst zügig voranzutreiben – was bei 1.600 Usern in 26 Ländern und einem Projektteam von gerade einmal vier Leuten zunächst wie ein frommer, nicht sehr realistischer Wunsch anmutete. An dieser Stelle kann sich Boris König ein Schmunzeln nicht verkneifen, schaffte er es doch in diesem Prozess, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: „Um nicht zuvor die verschiedenen Active Directories integrieren zu müssen, entschieden wir uns für den Einsatz des Microsoft Forefront Identity Managers. Er erlaubte es uns, die notwendigen Daten einfach in ein globales Verzeichnis zu übernehmen und dort mit einem Office 365-Tool namens DirSync in die Cloud zu synchronisieren. Das Erfreuliche daran ist, dass wir mit diesem Tool gleichzeitig auch die Datenqualität dramatisch anheben konnten.” Konkret können durch bestimmte Mechanismen, die der Forefront Identity Manager bietet, auf der einen Seite Daten direkt und automatisch übernommen werden, auf der anderen Seite wurden damit Qualitätshürden für die Dateneingabe eingebaut, die sicherstellen, dass z.B. für jeden Mitarbeiter die Telefonnummer im richtigen (d.h. internationalen) Format gespeichert wird. Eine Maßnahme, die bei den Anwendern besonders gut ankommt, weil sie sich damit auf die Richtigkeit der Daten, die sie im System finden, jederzeit verlassen können – was wiederum die Nutzung ankurbelt.

Womit wir bei der Akzeptanz wären, die bei so einem Projekt neben der technischen Implementierung naturgemäß extrem wichtig ist. Weil Mitarbeiter auch unterstützt und geschult werden mussten, war es von zentraler Bedeutung, von Anfang an das Management und alle Stakeholder in den Ländern an Bord zu holen – damit auch die Lernziele, Lizenzaspekte, Compliance-Aspekte und die örtlichen Infrastrukturvoraussetzungen berücksichtigt werden konnten. Das passierte in lokalen KickOff-Veranstaltungen, in denen die neue Kommunikationsumgebung den Anwendern schmackhaft gemacht wurde. Boris König erinnert sich an einen

Gag, bei dem während der Präsentation der Ernstfall simuliert und angenommen wurde, dass gleichzeitig die Internet-Verbindung und das Stromnetz zusammenbrechen: „Wir zeigten, dass wir selbst in diesem Fall die Präsentation vom Smartphone fortführen konnten. Das hat die Leute beeindruckt und unsere Überzeugungsarbeit ganz wesentlich erleichtert.”

Die persönliche Nutzung
In dieselbe Kerbe schlägt auch Marc Vandermensbrugghe: „Entscheidend ist, dass wir uns verbinden und austauschen können, wann immer wir wollen und wo immer wir sind. Im Büro, zuhause oder unterwegs. Und dass es einfach ist – egal, welches Endgerät wir einsetzen: Laptop, Desktop, iPad oder Smartphone. Ein Klick und wir sind verbunden.” Auf seine persönliche Lync-Nutzung angesprochen, lässt sich Marc Vandermensbrugghe Zeit für einen differenzierten Blick: “Natürlich ist jetzt nicht alles Lync, nur weil wir Lync haben. Für Ganztagesmeetings mit lokalen Managern bevorzuge ich, physisch präsent zu sein, aber gerade für kurze Adhoc-Abstimmungen in verteilten Teams ist Lync geradezu perfekt.” Boris König „outet sich“ persönlich als OneNote-Fan, weil er damit am besten seine Ideen organisieren und abrufen kann: „Weil es auch am Wochenende immer wieder vorkommt, dass ich eine Idee am Handy festhalte. Und am Montag kann ich dann im Office nahtlos mit meinem Laptop weitermachen. Oder auf Reisen: Da arbeite ich mit einem iPad und habe via Office 365 jederzeit Zugriff auf meine Daten. Und ich muss nicht daran denken, beim Umstieg von einem Endgerät auf das andere meine Daten zu replizieren.”

Bei Pipelife wird IT vom User her gedacht!
Das zeigt sich auch beim Thema Gerätevielfalt. Hier geht die IT-Abteilung einen Weg, der eng mit den Anwendern abgestimmt ist. Dazu Boris König: „Natürlich versuchen wir im Bereich PC und Laptop zu standardisieren, aber gerade im Bereich mobile Devices hat es sich gezeigt, dass wir uns öffnen und in der Lage sein müssen, ganz unterschiedliche Plattformen zu integrieren. Auch, weil sich die Welt so rasch verändert und wir einfach nicht sagen können, welche Devices sich in naher Zukunft behaupten werden.”

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