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VIDEO: Windows 10 als Turbo für die Immobilienbranche January 25, 2016

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Dynamic_Systems, Interviews, Microsoft, Referenz, User-Experience, Wertschöpfung.
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“Eigentlich hat mir Herr Scholda das neue Betriebssystem untergejubelt. Nur als ich die Geschwindigkeit sah, mit der ich plötzlich unterwegs war, musste ich nicht mehr groß überzeugt werden.” Ing. Wolfgang Fessl, Immobilientreuhänder und Prokurist bei Reinberg & Partner, schmunzelt, wenn er an die Chronologie der Implementierung von Windows 10 denkt. Aber wenn das Klima passt, ist vieles möglich. Davon konnten wir uns beim Dreh überzeugen!

 

 

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Das Problem mit der IT – ein Kulturproblem? February 23, 2015

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Studien, Trends, User-Experience, Wertschöpfung.
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Dieser Post von Gerry McGovern ist als Diskussionsgrundlage gedacht – über Werte und Strategien innerhalb der IT; und als Ermutigung, sich aus dem Würgegriff der oft sehr kurzsichtigen Einsparungslogik zu befreien. Freue mich auf zahlreiches Feedback:

THE PROBLEM WITH IT AND THE DIGITAL WORKPLACE

Technology is what drives the digital workplace and yet for many business executives, the IT department is being seen as less and less relevant.

“On the whole, executives’ current perceptions of IT performance are decidedly negative,” a McKinsey survey published in February 2015 states. “Beyond providing basic services and managing infrastructure, just one-third or less of respondents say their IT functions are very or extremely effective at a wide range of tasks.” According to the survey, “The results also indicate fading confidence in IT’s ability to support key business activities, such as driving growth. In the 2012 survey on business and technology, 57 percent of executives said IT facilitated their companies’ ability to enter new markets. Now only 35 percent say IT facilitates market entry.”

The core problem is that the culture of IT is all wrong. In all my years working with IT departments, I don’t think I have ever come across one that truly cared about usability. Many IT departments buy the system before they have even defined the need. For example, it is standard practice for IT to buy a content management system, and then hand it over to communications or whoever and say: ‘Fill that with content.’ The use of the system is irrelevant in traditional IT. What matters is the system itself, and all its technical bells, whistles and futureproofing mirages.

IT is also obsessed with savings costs. But it is the ultimate ‘penny rich, pound foolish’ culture. According to the McKinsey survey, “Nearly half of technology respondents see cost cutting as a top priority—in stark contrast to the business side, where respondents say that supporting managerial decision making is one of IT’s top priorities.”

We live in and work in an increasingly digital world. IT should be leading the way. Every year, the IT department should be increasing in importance to the organization. And yet the opposite is happening. Why?

Because IT has little concept of value. It only thinks about costs and the technology itself. That’s why IT embraced content management systems that facilitated distributed publishing. Because distributed publishing is the cheapest way to publish content. The IT bottom line is too often about the cheapest way to do things, not the best way.

The result? Intranet monstrosities that are full of junk, out-of-date content, search engines that don’t work, and an internal set of tools that behave more like employee torture devices.

Amazon, Google, Twitter, Facebook, et al., have shamed internal IT systems. They have exposed them for the cumbersome, over-engineered, anti-employee horrors that they are.

It is not simply IT’s fault. Senior management do not respect their employees’ time, particularly when they are knowledge workers. In the modern organization there is an obsession with headcount. Helping employees (that you didn’t fire) save time as they search for information, input sales leads, book a meeting room, etc., is simply not on the agenda of senior management. (And they wonder why the number one feeling of employees worldwide is a sense of being overwhelmed?)

It doesn’t have to be this way. The opportunities of the digital workplace are massive if we switch the emphasis to productivity, efficiency, simplicity and usability. We must focus on outcomes (employees being able to do things), not inputs (we bought this, we installed that, on time, to budget and unusable).

VIDEO Case: Vom Wienerberg in die ganze Welt January 8, 2015

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Interviews, Kosten, Referenz, User-Experience.
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Für Wienerberger als stark dezentral tätiges Unternehmen ist es wichtig, den Mitarbeitern auf der ganzen Welt die technische Unterstützung zu geben, damit sie schnell und einfach miteinander kommunizieren und Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten können. „Denn das Geschäft wird“, wie Willy van Riet, CFO Wienerberger, betont, „in all unseren Märkten lokal gemacht. Das ist Teil unseres Erfolgs: Dass wir lokal produzieren und das Headquarter hier am Wienerberg nur die Steuerung übernimmt.“ Lync ist der Motor dahinter, um diese Philosophie effizient, kostengünstig und im Sinne der Mitarbeiter umzusetzen.

VIDEO Case: Pipelife – mit Kunststoffrohren Welten verbinden December 16, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Dynamic_Systems, Interviews, New World of Work, Referenz, Security, User-Experience.
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Pipelife stand vor der Herausforderung, 20 verschiedenen E-Mail-Systeme möglichst rasch in eine einheitliche Kommunikationsplattform zusammenzuführen und in die Wienerberger Gruppe zu integrieren. Gelungen ist dies mit Office 365 und einem hybriden Ansatz, der es erlaubt, die Cloud-Welt von Pipelife und die lokale On-Premise-Welt von Wienerberger so transparent miteinander zu verbinden, dass Mitarbeiter ihren Präsenzstatus einsehen, Kalendereinträge teilen und auf ein einheitliches Adressbuch zugreifen können. Unterm Strich sorgt dies für mehr Flexibilität des Einzelnen und eine bessere Zusammenarbeit im Unternehmen.

„This is not a Pipe“ – das berühmte Bild von René Margritte empfängt uns mit seinem feinen Humor und einer zusätzlichen Pointe, als wir das Büro von Marc Vandermensbrugghe, Chief Financial Officer (CFO) von Pipelife, betreten; und stößt wie von selbst die Tür auf in Richtung Kultur, die in diesem Unternehmen einen großen Stellenwert hat. Das unterstreicht auch Niels Rune Solgaard-Nielsen, CEO des Unternehmens, der sich inzwischen zu uns gesellt hat: „Wenn wir von IT sprechen, sprechen wir nicht von Technologie, sondern darüber, wie wir Menschen miteinander verbinden. Richtig eingesetzt kann Technologie zu einer Kultur beitragen, in der wir uns gegenseitig unterstützen, um Ziele gemeinsam zu erreichen.” Dieser entschiedene Blick auf die kulturellen Aspekte ist durchaus bemerkenswert für ein Projekt, in dem auch die Zahlen stimmen, wie Marc Vandermensbrugghe betont: „Unser Ziel war es, jeden Pipelife Mitarbeiter in einem einheitlichen System zu integrieren. Mit dem Effekt, dass wir heute bei den Telefon- und Reisekosten signifikante Einsparungen erzielen.”

Das ist aber noch nicht alles. Zur wirklichen „coolen Integrationsgeschichte“, wie Boris König, Head of Corporate Information Management, meint, wird dieses Projekt erst durch die Anwender. „Die Zusammenführung der unterschiedlichen Systeme war die eine Seite. Die Integration in die bestehende On-Premise Exchange-Umgebung über ein hybrides Szenario war die andere. Entscheidend aber ist, dass es in der Unternehmensrealität für die Anwender keinen Unterschied macht, in welcher Welt sie sich aufhalten – On-Premise oder in der Cloud. Sie können Kalenderdaten austauschen, sie haben ein globales Adressbuch mit allen Kontaktdaten, sie können Meetings festsetzen und dabei auch den Präsenzstatus der Teilnehmer berücksichtigen. Diese Transparenz zeigt, dass die Integration wirklich nahtlos gelungen ist.“

Die Umsetzung
Eine weitere Herausforderung in diesem Projekt bestand darin, Integration und Implementierung möglichst zügig voranzutreiben – was bei 1.600 Usern in 26 Ländern und einem Projektteam von gerade einmal vier Leuten zunächst wie ein frommer, nicht sehr realistischer Wunsch anmutete. An dieser Stelle kann sich Boris König ein Schmunzeln nicht verkneifen, schaffte er es doch in diesem Prozess, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: „Um nicht zuvor die verschiedenen Active Directories integrieren zu müssen, entschieden wir uns für den Einsatz des Microsoft Forefront Identity Managers. Er erlaubte es uns, die notwendigen Daten einfach in ein globales Verzeichnis zu übernehmen und dort mit einem Office 365-Tool namens DirSync in die Cloud zu synchronisieren. Das Erfreuliche daran ist, dass wir mit diesem Tool gleichzeitig auch die Datenqualität dramatisch anheben konnten.” Konkret können durch bestimmte Mechanismen, die der Forefront Identity Manager bietet, auf der einen Seite Daten direkt und automatisch übernommen werden, auf der anderen Seite wurden damit Qualitätshürden für die Dateneingabe eingebaut, die sicherstellen, dass z.B. für jeden Mitarbeiter die Telefonnummer im richtigen (d.h. internationalen) Format gespeichert wird. Eine Maßnahme, die bei den Anwendern besonders gut ankommt, weil sie sich damit auf die Richtigkeit der Daten, die sie im System finden, jederzeit verlassen können – was wiederum die Nutzung ankurbelt.

Womit wir bei der Akzeptanz wären, die bei so einem Projekt neben der technischen Implementierung naturgemäß extrem wichtig ist. Weil Mitarbeiter auch unterstützt und geschult werden mussten, war es von zentraler Bedeutung, von Anfang an das Management und alle Stakeholder in den Ländern an Bord zu holen – damit auch die Lernziele, Lizenzaspekte, Compliance-Aspekte und die örtlichen Infrastrukturvoraussetzungen berücksichtigt werden konnten. Das passierte in lokalen KickOff-Veranstaltungen, in denen die neue Kommunikationsumgebung den Anwendern schmackhaft gemacht wurde. Boris König erinnert sich an einen

Gag, bei dem während der Präsentation der Ernstfall simuliert und angenommen wurde, dass gleichzeitig die Internet-Verbindung und das Stromnetz zusammenbrechen: „Wir zeigten, dass wir selbst in diesem Fall die Präsentation vom Smartphone fortführen konnten. Das hat die Leute beeindruckt und unsere Überzeugungsarbeit ganz wesentlich erleichtert.”

Die persönliche Nutzung
In dieselbe Kerbe schlägt auch Marc Vandermensbrugghe: „Entscheidend ist, dass wir uns verbinden und austauschen können, wann immer wir wollen und wo immer wir sind. Im Büro, zuhause oder unterwegs. Und dass es einfach ist – egal, welches Endgerät wir einsetzen: Laptop, Desktop, iPad oder Smartphone. Ein Klick und wir sind verbunden.” Auf seine persönliche Lync-Nutzung angesprochen, lässt sich Marc Vandermensbrugghe Zeit für einen differenzierten Blick: “Natürlich ist jetzt nicht alles Lync, nur weil wir Lync haben. Für Ganztagesmeetings mit lokalen Managern bevorzuge ich, physisch präsent zu sein, aber gerade für kurze Adhoc-Abstimmungen in verteilten Teams ist Lync geradezu perfekt.” Boris König „outet sich“ persönlich als OneNote-Fan, weil er damit am besten seine Ideen organisieren und abrufen kann: „Weil es auch am Wochenende immer wieder vorkommt, dass ich eine Idee am Handy festhalte. Und am Montag kann ich dann im Office nahtlos mit meinem Laptop weitermachen. Oder auf Reisen: Da arbeite ich mit einem iPad und habe via Office 365 jederzeit Zugriff auf meine Daten. Und ich muss nicht daran denken, beim Umstieg von einem Endgerät auf das andere meine Daten zu replizieren.”

Bei Pipelife wird IT vom User her gedacht!
Das zeigt sich auch beim Thema Gerätevielfalt. Hier geht die IT-Abteilung einen Weg, der eng mit den Anwendern abgestimmt ist. Dazu Boris König: „Natürlich versuchen wir im Bereich PC und Laptop zu standardisieren, aber gerade im Bereich mobile Devices hat es sich gezeigt, dass wir uns öffnen und in der Lage sein müssen, ganz unterschiedliche Plattformen zu integrieren. Auch, weil sich die Welt so rasch verändert und wir einfach nicht sagen können, welche Devices sich in naher Zukunft behaupten werden.”

Zwischen Cloud und Lagerfeuer November 27, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Dynamic_Systems, Interviews, Referenz, User-Experience, Wertschöpfung.
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Man erkennt sie sofort, wenn man ihnen begegnet. Halstuch und Hemd sind neben dem Händedruck untrügliche Erkennungszeichen der Pfadfinder und Pfadfinderinnen Österreichs, die sich als Teil einer weltumspannenden Jugendbewegung begreifen, die „Vielfalt in all ihren Facetten lebt“, wie Hubert Novak, Bundespräsidiumssekretär, betont. Wir wollten wissen, was Pfadfindersein heute bedeutet und machten uns ein Bild davon. Beim „WURZL 2014“, dem großen Sommerlager, das diesmal in Hofgastein stattfand.

Um so eine Veranstaltung wie das WURZL 2014 organisieren zu können, ist es erforderlich, dass Mitarbeiter und Funktionäre, die auf ganz Österreich verteilt sind, miteinander kommunizieren und Dinge umsetzen. Die Herausforderung dabei ist die ehrenamtliche Tätigkeit, die es uns oft sehr schwer macht, gemeinsame Termine zu finden, um diese Aufgaben bewältigen zu können“ – zumal viele dieser Heinzelmännchen, die im Hintergrund unentgeltlich arbeiten, ihre Daten auf ihrem persönlichen Rechner speichern, auf einem Block aufschreiben oder mit einem USB-Stick mit sich herumtragen. So war das zumindest bis vor kurzem, wie Stefan Gärtner, IT und Organisation, Bundeszentrum Wassergspreng, sich erinnert: „Weil ehrenamtliche Mitarbeiter kein gemeinsames Büro haben, ergab es sich, dass jeder seine Insellösung mit sich spazieren trug. Wir arbeiten zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten. Deshalb war eine Konsolidierung auf Systemebene für uns von existenzieller Bedeutung.“

Mit der Office Cloud-Lösung steht den mehr als tausend Funktionäre und Gruppenleiter bei den Pfadfindern und Pfadfinderinnen Österreichs heute eine gemeinsame Plattform zur Verfügung, wo sie ihren Office 365-Account über ein von Artaker Computersysteme bereitgestelltes Self-Service-Portal individuell freischalten können; auch das ein Verfahren, das den administrativen Aufwand entscheidend minimiert. Damit sind alle neuen Anwender in der Lage, quasi auf Knopfdruck auf eine gemeinsame Plattform zuzugreifen, wo Daten in Echtzeit synchronisiert und Termine auf einem gemeinsamen Kalender eingetragen und mit Lync auch als Videokonfernenz Online abgehalten werden können. Das erleichtert die zügige und konzertierte Organisation von Veranstaltungen im In- und Ausland enorm.

Ein Blick in das Medienzelt am WURZL 2014 zeigt, wie sich alte und neue Technologie-Welten bei den Pfadfindern die Hand geben. Dort treffen wir auf Lukas Wagner, der nicht nur bei der Lagerzeitung mithilft, sondern auch für das nächste Großtreffen in Japan mitverantwortlich ist: „Hier, im Medien- und Kommunikationszelt arbeiten wir zur Zeit noch mit einer Offline-Lösung und tauschen über USB-Sticks Daten aus. Ganz anderes schaut das 2015 aus, wenn wir nach Japan auf das Worldscout Jamboree fliegen, mit 40.000 Teilnehmern. Da setzen wir auf eine Cloud-Lösung und arbeiten mit SharePoint, um in großen internationalen Teams unterschiedliche Daten austauschen zu können.“

DIE VORTEILE

Das Entscheidende an dieser Cloud-Lösung ist, dass sie für beide Seiten – Funktionäre und Jugendliche – greifbare Vorteile bringt und endlich Schluss macht mit nur vordergründig hilfreichen Insellösungen, die überall Mehraufwände produzieren.

Dazu Max Weigl, Landesleiter Pfadfinder und Pfadfinderinnen Wien: „Dadurch dass die Dokumente in der Cloud liegen, kann ich immer darauf zugreifen und habe immer die aktuelle Version bei mir. Ich kann meine Termine koordinieren und kann sie jederzeit und einfach auf meinem Handy oder Surface Tablet synchronsieren. Und zusätzlich haben wir mit Lync die Möglichkeit, viel Zeit sparen, weil wir nicht stundenlang zu irgendwelchen Besprechungen fahren müssen.“

Dass das nicht reine Funktionärsperspektive ist, sondern eine Entwicklung, die indirekt den Pfadfinder und Pfadfinderinnen zugute kommt, weil Leute wie Max Weigl wieder mehr Zeit für die direkte Jugendarbeit haben, hebt Ingeborg Langer, Jugendleiterin Wien 29, Dornbach, hervor, die diese Einschätzung mit dem Blick auf die andere Seite ergänzt: „Früher haben wir mit den Kindern über das Telefon stille Post gespielt. Heutzutage haben die Kinder und Jugendlichen viele Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren sie haben WhatsApp, Facebook, Instagram und wie auch immer sie heißen. Es ist teilweise extrem schwierig, sie alle auf ihren „digitalen Spielwiesen“ zu erreichen, es ist aber auch für uns schwer bis unmöglich, dass wir uns für eine von diesen entscheiden, wenn wir unsere Informationen weitergeben, weil diese Plattformen erstens nicht unumstritten und zweitens auch nicht sicher sind.“

Dank des Microsoft Charity Programms ist der Aufwand für dieses IT-Projekt kein finanzieller, sondern beschränkt sich auf den Einsatz aller Beteiligten. „Und der kann bei ehrenamtlichen Mitarbeitern eigentlich vorausgesetzt werden“, wie Ingeborg Langer am Ende hinzufügt: „Mit Yammer haben wir nun erstmals die Möglichkeit, die gesamte Pfadfinder-Community in Österreich die Kinder und Jugendlichen, die Gruppenleiter, die Funktionäre und die Eltern auf eine Plattform zu bringen, wo wir Fotos reinstellen und Informationen austauschen können. Für mich ist das die Zukunft der Vernetzung und vor allem: es kostet uns nichts, denn als Non-Profit-Organisation sind wir ohnehin immer etwas knapp bei Kasse.“

UNTERM STRICH

Unterm Strich gelingt es den Pfadfindern und Pfadfinderinnen Österreichs nicht zuletzt durch dieses Projekt mit einem Mythos aufzuräumen, der sich hartnäckig hält und ihnen Technologieferne unterstellt. Ein Mythos, dem Hubert Novak entschieden widerspricht: „Wir setzen sehr stark auf Technologien, wo es Sinn macht. Auf der anderen Seite führen wir ein naturverbundenes Leben und wollen das für die Jugendlichen aufrecht erhalten. Dass man mit dieser Spannung positiv umgehen kann, zeigt sich unter anderem daran, dass Kinder und Jugendlichen, die ihre Smartphones ins Sommerlager mitnehmen, den Strom für den Akku mit einem Fahrrad selbst erzeugen. Das macht Spaß und fördert den bewussten Umgang mit Technologie.“

Enterprise Social – eine Reise May 7, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Dynamic_Systems, Innovation, Interviews, New World of Work, Referenz, Trends, User-Experience.
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Das Projekt Enterprise Social wurde bei Microsoft vergangenen September gestartet. Wir wagen nach etwas mehr als einem halben Jahr eine Bestandsaufnahme, einen Etappenbericht dieser Reise. Ein bewusst ausufernd angelegtes Gespräch mit den Projektverantwortlichen Alexandra Moser (Office Lead), Martina Klenkhart (Enterprise Social) und Nina Schmidt (Human Ressources) – im Wissen darum, dass in Kulturprojekten die entscheidenden Dinge oft an den Rändern passieren.

Alexandra Moser

Alexandra Moser

Nina Schmidt

Nina Schmidt

Martina Klenkhart

Martina Klenkhart

 

 

 

 

 

 

 

 

Wo ist dieses Projekt Enterprise Social bei Microsoft verankert bzw. wie wichtig ist Social Enterprise für Microsoft?

AlexandraM: Gute Frage. Große Frage. Im Prinzip müssten wir schon mal über den Begriff des Projektes sprechen, der suggeriert, dass es so etwas wie einen klaren Projektzeitraum und ein präzises Ende gibt. Was wir sehen, ist, dass wir mit NWoW (New World of Work) eine Reise begonnen haben, die wir nun mit Social Enterprise fortsetzen.

Also kein Hafen in Sicht?

AlexandraM: Immer wieder ein neuer Hafen in Sicht. Wenn man so will, fungiert Enterprise Social wie ein weiterer Motor für die neue Welt des Arbeitens, in die wir vor drei Jahren mit dem Radikalumbau des Wienerberg-Office gesprungen sind. Damals war alles neu. Heute können wir bereits auf gewisse Erfahrungen aufbauen, aber auf der anderen Seite haben wir auch gelernt, dass viele Dinge nicht planbar sind. In erster Linie geht es darum, dass man losgeht.

Egal in welche Richtung?

NinaS: Natürlich nicht. Wir haben Spielregeln definiert und wir bemühen uns, den Mehrwert dieser Spielregeln für jeden Einzelnen transparent zu machen. Das kann mitunter viel Energie verschlingen. Auf der anderen Seite wird uns unheimlich viel klar dabei und es ist aufregend, weil wir jeden Tag spüren, dass wir ein lernendes Unternehmen sind. Wir sehen, dass die Kultur sich verändert und wir sind Teil davon. Das ist ein unheimlich spannender Prozess, der dazu führt, dass unsere Arbeit uns fordert und Spaß macht.

MartinaK: Daran kann man auch ablesen, wie wichtig Enterprise Social für Microsoft ist. Enterprise Social hat keine Grenzen. Als Kulturprojekt umfasst es das ganze Unternehmen, wenn es ernst gemeint ist. Wir können gar nicht anders, als unsere Organisation mit jedem Tag mehr als großes Netzwerk zu begreifen.

Ist damit auch die Frage beantwortet, ob Social Enterprise business-kritisch ist?

NinaS: Das kommt ein bisschen darauf an, was man darunter versteht und wie man den Erfolg misst. Fest steht, dass man mit klassischen KPIs (Key Performance Indicators) nicht allzu weit kommt. Und fest steht auch, dass sich die neuen KPIs erst mit dem Projekt ausbilden. Was wir aber wissen, ist, dass unsere Wettbewerbsfähigkeit in Zukunft davon abhängen wird, wie wir das kreative Potenzial in unserem Unternehmen bestmöglich nutzen. Und da stehen wir mit Microsoft sicher nicht alleine da. Insofern gebe ich dir ein klares JA auf deine Frage: absolut business-kritisch!

Wie startet man eigentlich so ein Projekt, das permanent über seine Grenzen hinausschießt?

MartinaK: Ich mag das Bild, denn es ist in der Tat nicht einfach, das Projekt einzugrenzen. Zunächst haben wir einmal drei Bereiche identifiziert, auf die wir fokussieren. Nummer 1) betrifft „Use Cases“ oder Einsatzszenarien, wo wir Praxisbeispiele sammeln, die uns die Frage in immer neuen Schattierungen beantworten, wo und wann sich der Einsatz von sozialen Netzwerktechniken lohnt. Nummer 2) umfasst den Bereich „Readiness“, wo es sehr konkret darum geht, Fertigkeiten im Umgang mit den Tools zu vermitteln und zu zeigen, wie das Zusammenspiel von SharePoint, Lync, Yammer und E-Mail funktionieren kann …

AlexandraM: … wobei gesagt werden muss, dass wir versuchten, auch beim Thema Wissensvermittlung neue Wege einzuschlagen. So haben wir u.a. unser Management mit einem „Reverse Mentoring“-Ansatz in dieses Projekt hereingeholt, bei dem wir die Mitglieder des Leadership-Teams mit Praktikanten der Generation Y zusammenspannten, die ihnen Social Media Insights und Techniken aus erster Hand vermittelten. Dass dabei auch umgekehrt Management-Insights in die andere Richtung weitergegeben und begeistert aufgenommen wurden, zeigt den kulturellen Tiefgang solcher Maßnahmen.

MartinaK (lachend): Du siehst: egal, was wir anstoßen, wir schweifen ab.

Wenn das eine Abschweifung ist, dann ist sie sehr essentiell!

MartinaK: Ich möchte trotzdem versuchen, den roten Faden wieder aufzunehmen und mit dem dritten Bereich fortfahren, den wir eingangs definierten – die „Rules of Engagement“ oder „Spielregeln“, die gemeinsam entwickelt werden, um dem Projekt eine Richtung zu geben. Hier geht es vor allem darum, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wann und wo welcher Kommunikationskanal am besten geeignet ist. So ist für uns Yammer der Ort, wo wir miteinander kommunizieren und uns inspirieren lassen. Wo wir zufällig über spannende Dinge oder großartige Kollegen stolpern, von denen wir gar nicht gewusst haben, dass es sie gibt bzw. dass sie diese Kompetenz besitzen. Die Dokumentation hingegen wollen wir dort nicht haben – die gehört auf einen zentralen Teambereich auf SharePoint, auf die wir dann verlinken. Damit entgehen wir den leidigen Versionsproblemen, die man sich einhandelt, wenn man hier nicht exakt ist.

Statt „exakt“ könnte man auch „streng“ sagen: Wie viel Kontrolle braucht so ein Projekt?

MartinaK: Je besser es uns gelingt, die Spielregeln zu erklären und verständlich zu machen, umso weniger Kontrolle braucht es. Fakt ist, dass Social im Unternehmenskontext ganz ohne Disziplin nicht geht. Je mehr Möglichkeiten und Freiheiten wir haben, desto wichtiger wird die Frage, wie wir damit umgehen. Und hier sorgt Disziplin für ein wichtiges Momentum. Auf der anderen Seite wissen wir alle, dass man mit Kontrolle in so einem Projekt nicht weit kommt, auch wenn es Stimmen gibt, die diese einfordern. Und dass man viel Vertrauen braucht, dass sich die Prozesse, die wir hier anstoßen, mitunter von selber regeln.

AlexandraM: Ich erinnere mich an die Ängste, als wir unser NWoW-Projekt gestartet haben, dass wir Budget in die Hand nehmen, um in ein neues Büro zu investieren und dann niemand mehr reingeht, weil alle daheim im Home-Office sitzen. Diese Angst erwies sich als unbegründet und wir sind gegenüber diesem Thema heute sehr entspannt. So oder ähnlich geht es uns nun auch mit Enterprise Social. Das ist ganz natürlich, weil viele Entwicklungen noch gar nicht absehbar sind. Gleichzeitig wissen wir, dass es bei Social um Öffnung geht und um die Freiheiten, die damit verbunden sind. Die Angst begleitet uns, indem sie an bestimmten Stellen hochpoppt, aber wir dürfen uns von ihr nicht die Richtung aufzwingen lassen.

NinaS: Wir haben gar keine andere Chance. Wenn wir in Richtung Enterprise Social gehen, müssen wir das zulassen, mit Kontrolle geht gar nichts. Sie würde das ganze Projekt konterkarieren. Ein bisschen Enterprise Social geht nicht.

Freiheit bedeutet also nicht „Anything-Goes“. Um diesen Unterschied zu unterstreichen gibt es Spielregeln und Strukturen. Könnt ihr mir ein Beispiel geben, an dem man sehen kann, wie Struktur und Chaos miteinander kämpfen?

NinaS: Würde es nicht als Kampf bezeichnen. Es ist ein Spiel. Ein Spiel, bei dem es um viel geht. Denn es geht dabei um nichts weniger, als um die Etablierung neuer Konventionen, die es gilt, gegenüber den Klassikern wie E-Mail zu behaupten. Die Spielregeln, die wir definiert haben, befassen sich zb damit, wann man neue Gruppen machen soll, wie die Naming- oder Tagging-Konventionen aussehen, wann man ein „@mention“ setzt, um bei einem Post bestimmte Leute direkt anzusprechen, wie und warum man sein Profil möglichst aussagekräftig gestaltet, wann und warum man Gruppen wieder schließen sollte, wie man mit sensitiven Inhalten umgeht etc …

… und je besser diese Spielregeln verinnerlicht sind, umso weniger haben Gegentendenzen ein Chance, die mehr Struktur und Kontrolle fordern.

AlexandraM: Exakt! Weil es dann zb auch wenig Wildwuchs bei den Gruppen gibt und die Orientierung damit leichter fällt. Und damit auch der Nutzen für jeden klar ist. Oder weil sensitive Inhalte nicht auf Yammer gepostet, sondern im persönlichen Gespräch oder über E-Mail diskutiert werden. Diese Gegentendenzen rühren ja auch daher, dass die Leute heute einfach nicht mehr jeden neuen Kanal mit offenen Armen begrüßen, sondern sehr genau hinsehen, ob die Informationsbelastung nicht dadurch noch größer wird.

Weil mit jeder Straße, die man baut, auch der Verkehr größer wird.

MartinaK: Dass wir unsere Kollegen in Hinblick auf die E-Mails spürbar entlasten, ist dezidiert in unseren Zielen verankert. Aber es geht natürlich weiter. Denn wir hätten das Thema verfehlt, würden wir am Ende die Explosion bei den E-Mails zwar eindämmen, jedoch nur um den Preis, dass auf der anderen Seite die Gruppen explosiv wachsen. Es geht auch um eine neue Achtsamkeit im Umgang mit Information.

Stichwort Nutzen: Wie hat sich eure Arbeit verändert? Wo macht ihr den Nutzen fest? Gibt es konkrete Beispiele?

AlexandraM: Da gibt es viele, sehr unterschiedliche Szenarien. Ich bin zb jetzt in einer PR-Gruppe, wo ich verfolgen kann, welche Diskussionen am Markt und in den Medien laufen, und welche Fragen von Journalisten gestellt werden. Ich kann mitverfolgen, was so passiert und das ist für mich enorm hilfreich, weil ich ein Gespür dafür bekomme, wo der Diskurs sich gerade hinbewegt. Zweites Beispiel: Ich bin auch in einer Community, die nennt sich „MOD (Microsoft Office Division, Anm. des Verf.) & Friends“, in der unterschiedliche Stakeholder vertreten sind – ca. 70 Leute. Sie fungiert für mich als Info-Kanal, der blendend funktioniert. Da weiß ich sehr genau, dass ich fast immer und sehr schnell eine Antwort bekomme, wenn ich was brauche und etwas hineinposte. Für so etwas hatte ich keinen passenden Mail-Verteiler. Aber das gehört zum Arbeitsalltag, dass Fragen auftauchen, bei denen man nicht weiß, wer die Antwort hat …

NinaS: … wobei Gruppe nicht gleich Gruppe ist. Da gibt es Arbeitsgruppen, wo wirklich Projekte miteinander entwickelt werden und der Mehrwert sofort spürbar ist. Und dann gibt es solche, wo man Facebook-like mitliest und schaut, was so läuft. Und wieder andere dienen mir als Ressourcenpool, wo ich eine Suchanfrage starte, wenn ich was brauche. Diese Sensibilitäten und Unterscheidungen entwickelt man mit der Zeit. Wo will ich eine Benachrichtigung, wenn etwas passiert und wo nicht.

MartinaK: Die Abstimmung in verteilten Teams hat sich durch Social Enterprise wesentlich verbessert. Vor allem in kleineren Gruppen mit einem gemeinsamen Ziel funktioniert das ausgezeichnet. Beispiel: unsere Gruppen für „Strategic Accounts“ – da arbeiten unter anderem Services, Account Manager, Solution Architects und die Interessensvertreter der Partner hinein. Und da ist oft auch das Management mit von der Partie und hat die Möglichkeit, Stimmungen aufzunehmen oder Herausforderungen anzusprechen, wenn ein Kundentermin ansteht.

NinaS: Das kann ich unterstreichen. In meiner persönlichen Wahrnehmung ist der Austausch, der über den Tellerrand hinausgeht, besser geworden. Man bekommt mehr mit aus den unterschiedlichsten Bereichen. Das kann mitunter auch Stress bedeuten, wenn man dieses Mehr nicht diszipliniert gestaltet.

Gibt es so soziale „Messies“, die damit Probleme haben?

NinaS (lacht): Ich denke, in jedem von uns schlummert ein solcher. Als HR-Verantwortliche finde ich es wichtig, dass wir unterschiedliche Geschwindigkeiten und Herangehensweisen zulassen. Wer Enterprise Social sagt und nicht bereit ist, Vielfalt zulassen, der wird ins Strudeln kommen.

Wie wichtig ist die Beteiligung des Managements für das Gelingen eines solchen Projekts?

NinaS: Überlebenswichtig – wie in jedem Kulturprojekt. Die Mitglieder des Leadership-Teams sind wichtige Role-Models und Treiber.

Welche Learnings könnt ihr Unternehmen mitgeben, die sich für Social Enterprise interessieren?

NinaS: Dass man bereit sein muss, neue Erfahrungen selbst zu machen. Es gibt keine Best Practice, die man einfach übernehmen kann. Weil Enterprise Social kein Toolset ist, das man implementiert. Wichtig ist, dass man 1) die interne Kommunikation wirklich ernst nimmt und 2) nicht aufhört, nach dem Sinn und dem Nutzen zu fragen …

MartinaK: … und zwar auf drei Ebenen: Was habe ich davon? Was hat meine direkte Arbeitsgruppe davon? Und was hat meine Organisation als Ganzes davon?

NinaS: Genau! Was zählt ist der Mehrwert, der sich ganz konkret zeigt oder nicht zeigt. Es geht nicht um Yammer, es geht darum, wie wir bei Microsoft Österreich miteinander arbeiten. Das kann man nur bis zu einem bestimmten Punkt erklären. Den Rest muss man vorleben.

So einfach, so kompliziert!

NinaS: Ich würde mir wünschen, dass unser Beispiel Schule macht. Dass Arbeit, Spaß und Lernen nicht länger unvereinbar sind, sondern als Zutaten wahrgenommen werden, ohne die Innovation auf der Strecke bleibt.

Danke für das Gespräch!

Tag der Arbeit: Rette sich, wer kann April 29, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, New World of Work, Trends, User-Experience.
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Wer ist es heute nicht – Wissensarbeiter? Information Worker? Knowledge Worker? Wir verwenden diese Begriffe meist synonym und legen damit unsere Gedankenlosigkeit offen. Wir schaufeln Informationen. Wir konsumieren Datenhappen, ohne Atem zu holen. Wir dröhnen uns zu mit Multi-Media. Aber wir wissen längst nicht mehr, was wir eigentlich suchen. “Hauptsache mehr”, denken wir. Dabei geht es exakt um das Gegenteil. Um weniger von allem. Um Selbstbeschränkung und Achtsamkeit. Und um ein Wissen, das den Keim der Veränderung in sich trägt; das erfahrungsnah zu neuem Handeln führt.

Vom Wissen betäubt? Ich möchte, dass Wissen uns leben macht, dass es uns kultiviert; ich möchte, dass es uns Haut und Wohnung ist, dass es uns hilft, zu essen und zu trinken, langsam zu gehen, zu lieben, zu sterben, zuweilen auch wiedergeboren zu werden, ich möchte zwischen seinen Laken schlafen, und ich möchte, dass es uns nicht äußerlich ist. Aber diese lebendige Kraft hat es verloren; wir müssen uns sogar vom Wissen heilen.

In kleine Häppchen zerteilt, neu bei jeder aufgenommenen Dosis, rasch monoton, schnell veraltet, vergänglich, kurzlebig und eher inflationär als in echtem Wachstum begriffen – so hat das Wissen, das uns Dissertationen, Artikel und Fachzeitschriften liefern, dieselbe Form angenommen wie die Informationsbrocken, die in Schrift, Bild und Ton von den Zeitschriften und sonstigen Medien ausgestreut werden, oder wie ein Bündel Banknoten oder wie ein Päckchen Zigaretten, in Einheiten aufgeteilt, bald schon in der Datenbank klassifiziert, unter Codes gefasst. Wir leben nicht mehr dem Gesprochenen hingegeben, wir werden auch die Sprache verlieren, nachdem wir den Sinn verloren haben, aber natürlich gilt unsere Hingabe weiterhin den Daten. Nicht denen der Welt, nicht denen der Sprachen, sondern denen der Codes. Wissen heißt heute sich informieren. Die Information wird die oberste, die universellste Form der Droge, der Gewöhnung, der Sucht.

Besagte intellektuelle Aktivität gleicht der Einnahme eines Narkotikums; wer es versäumt, die Information regelmäßig zu sich zu nehmen, verliert den Anschluss. Mit der neuesten Annonce sind alle vorangegangenen überholt, das ist das Gesetz der Droge, wonach nur der nächste Schuss zählt. Information und Droge machen nicht glücklich, wenn man sie hat, sie machen nur unglücklich, wenn man sie nicht hat.

aus: Michel Serres: Die fünf Sinne. Eine Philosophie der Gemenge und Gemische, Suhrkamp 1998, s.135

Trainereffekt bei Microsoft April 1, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Fun, Innovation, Microsoft, Trends, User-Experience.
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Seit Satya Nadella neuer Microsoft Chef ist, hat sich einiges getan. Thomas Lutz, Unternehmenssprecher von Microsoft Österreich, spricht in seinem Blog sogar von “Microsoft reloaded” und beklagt ironisch, dass Steve Ballmer keine iPhones mehr durch den Raum fliegen lässt. Worüber sollen wir in Zukunft lachen? Und wovor sollen wir Angst haben, “wenn Linux keine Krankheit mehr ist”?

Vielleicht besteht der Deal, den Nadella uns vorschlägt, einfach darin, dass wir in Zukunft zwar weniger zu lachen haben, uns aber umso mehr und öfter freuen dürfen. Denn seine Strategie kommt wie ein Befreiungsschlag, indem er die auf der Doppelsäule “Cloud & Mobilität, Services & Devices” basierende Philosophie konsequent und entschieden plattformübergreifend weiterdenkt – in Richtung iOS, Android, etc …

Wer Plattform sagt, muss Integration meinen – sonst wird er unglaubwürdig. Nadella ist auf dem besten Weg, Microsoft seine Glaubwürdigkeit zurückzugeben. Die neu vorgestellten Produkte wie Microsoft Office für Apples iPad oder OneNote für den Mac bzw. Android Smartphones unterstreichen das. Auch, dass es seit ein paar Tagen nun auch Word, Excel und PowerPoint im App Store von Apple gibt, kann als Indiz dafür gewertet werden, dass nun Schluss ist mit Lippenbekenntnissen zur Offenheit.

“Ours is not an industry that respects tradition – it only respects innovation.” – Satya Nadella

Den Anstoß zur Veränderung in Richtung Offenheit inszenierten wir vor knapp 4 Wochen im Wiener Cafe Sperl. Vielleicht gibt es sie doch – die morphischen Felder, die über 1000e Kilometer hinweg Informationen austauschen. Apple-Chef Tim Cook jedenfalls begrüßte Microsofts Produkte am Donnerstagabend mit einem freundlichen Tweet im App Store (wie Spiegel Online berichtet), den Nadella umgehend ebenso freundlich beantwortete – der Umgangston zwischen den Unternehmen ist neu und ungewöhnlich. Die Anwender dürfen sich freuen!

VIDEO: Russmedia. New. Every Day March 13, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, New World of Work, Referenz, User-Experience, Wertschöpfung.
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Hier nun auch das VIDEO zum TextCase von letzter Woche. Ein guter Dreh und eine Arbeitsatmosphäre, die inspiriert. Enterprise Social ist eine Frage der Kultur.

Der Produktivitätstest February 25, 2014

Posted by Wolfgang Tonninger in Business, Fun, User-Experience.
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Anna Vital ist viel unterwegs. Seit Anfang des Jahres lebte sie in 7 verschiedenen Ländern, davon 3 Monate in einem entlegenen Dorf – um schließlich wieder in einer Großstadt zu landen. Wer gleichzeitig arbeiten und reisen will, schreibt sie, für den spielt Produktivität eine besondere Rolle. Ihre Einsichten hat sie für uns als Infografik in ihrem Blog zusammengefasst.

Ziemlich umfassend, wie ich meine. Einen kleinen Zusatzkreis für Windows 8 Benutzer hätte ich trotzdem: “Durchforstet mal euer Kachel-Chaos und entscheidet bei jedem einzelnen “Live-Tile”, ob er euch ablenkt oder euch hilft, produktiver zu sein!”

Und was ist Ihnen aufgefallen?

How to be productive

Übrigens: Die Fußnote zum Thema Einheitskleidung ist besonders aufschlussreich und spricht mir aus der Seele. Denn immer, wenn ich einkaufen gehe (was nicht oft der Fall ist) und mir etwas gefällt, würde ich am liebsten 5 Stück davon mitnehmen, um das Thema für die nächsten Jahre los zu sein: “There is one thing in common between Steve Jobs, Hillary Clinton, Barack Obama, and Mark Zuckerberg – they all wear the same thing every day. Barack chooses between two suits every morning – grey or navy, Zuckerberg has a drawer of 20 identical grey t- shirts. When each of them were asked why they do this, the answer is to save time and avoid making small decisions so they can be more productive. I have been wearing the same thing for the past few months. Almost without exception. Does it work? Yes.”

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