Interview: Konsolidierung – ein Perspektivenwechsel June 26, 2013

Open Source versus Microsoft – das ist, zugegeben, ein ideologisch angeheiztes Thema. Da scheiden sich die Geister, wie man zu sagen pflegt, was in der Praxis meist nichts anderes heißt, als dass die Positionen einzementiert sind. Wenig Bewegung. Stillstand. Umso mehr ein Grund für uns nachzufragen, wenn Kunden die Seiten wechseln. So geschehen in Höchst/Vorarlberg bei der Firma Blum, wo man sich entschied ein gemischtes Office-Umfeld – bestehend aus 80% OpenOffice und 20% Microsoft Office – in Richtung Microsoft zu vereinheitlichen; also quasi vom Kopf auf die Füße zu stellen.

Wir sprachen mit Otto Büchele (im Bild), Leiter ISB bei der Julius Blum GmbH, über die Hintergründe zur Office-Konsolidierung. Herr Büchele, sie setzen seit kurzem im Office-Umfeld auf 100% Microsoft. Von welchen Größenordnungen sprechen wir da?

Otto Büchele: Wir beschäftigen weltweit rund 5.600 Mitarbeiter, davon arbeiten um die 60 Prozent im Office-Umfeld. Es geht also um 3.300 Arbeitsplätze. Wobei man sagen muss, dass wir gerade mit 1. Juni gestartet und jetzt mitten in der Umstellung sind.

Und wie läuft die Umstellung?

Otto Büchele: Alles nach Plan. Und alles sehr koordiniert. Wir beginnen mit der Umstellung auf Office 2013 zunächst einmal in den Bereichen, wo bereits Office 2010 im Einsatz war – um die Schulungsaufwände zu minimieren und Zeit für den größeren Rollout zu gewinnen. Man muss dazu sagen, dass wir mit der Umstellungsentscheidung auch ein System Center Projekt gestartet haben, damit wir alle Managementvorteile auch wirklich nutzen. Konkret ist es der System Center Configuration Manager (SCCM), der uns beim Rollout natürlich maßgeblich unterstützen kann. Das Standardimage dafür mit Microsoft Office 2013 als fixem Bestandteil wird gerade erstellt.

Vielleicht gehen wir an dieser Stelle einen Schritt zurück, um das IT-Umfeld zu beleuchten. Können Sie unseren Lesern kurz das Marktsegment skizzieren, in dem Blum tätig ist?

Otto Büchele: Als international tätiges Industrieunternehmen in der Metallverarbeitung haben wir uns auf die Herstellung von Möbelbeschlägen mit Schwerpunkt Küchensegment spezialisiert. Als Nischenanbieter sind wir ein wichtiger Zulieferer für den Möbelhandel – ohne direkten Kontakt zum Endkunden.

Hat das auch damit zu tun, dass man als Endkunde den Namen Blum nicht sofort mit Küchen in Verbindung bringt? Man redet von Dan-Küchen, Ewe-Küchen, Ikea-Küchen, Regina-Küchen, Zeyko-Küchen …

Otto Büchele: … und daran arbeiten wir auch: Dass wir als Marke wahrgenommen werden. Unser Ziel wäre, dass man bei der Küche eben auch ganz gezielt auf die Beschläge achtet, weil die ja sehr wohl wichtiger Qualitätsbestandteil sind. Vergleichbar mit dem Innenleben beim Auto, das ja auch nicht nur aus Lack und Karosserie besteht.

Geht das in Richtung neue Vertriebskanäle?

Otto Büchele: Für Europa nicht. Da geht es uns um die Sensibilisierung der Kunden, dass sie beim Kauf eines Küchenmöbels sich aktiv danach erkundigen, von welcher Firma die Beschläge sind. Im asiatischen Raum ist das natürlich anders, weil dort die Handelsstrukturen anders ausgeprägt sind.

Welche Rolle spielt die IT in ihrem Unternehmen?

Otto Büchele: Wir sind sehr stark IT durchdrungen – von der Produktion bis zum Verwaltungsbereich. Dabei unterscheiden wir zwischen klassischen Office-Arbeitsplätzen und Line-of-Business-PCs, die die Produktionsprozesse flankieren. Dazwischen gibt es eine hohe Anzahl an EDI-Verbindungen (Electronic Data Interchange), wo es um die automatische Weiterverarbeitung von strukturierten Daten geht. Dazu muss man sagen, dass wir eine ziemlich gewachsene und damit heterogene IT-Umgebung haben; im Bereich Software ein Gemisch aus Standardsoftware, zugekaufter Software und Eigenentwicklungen und bei der Hardware auch so ziemlich alles – vom IBM Mainframe, über Linux-Systeme bis zu mehreren hundert Servern im Windows Umfeld.

Jetzt kommen wir der Sache näher …

Otto Büchele: Genau. Nicht zuletzt aufgrund dieser Vielfältigkeit werden die Management-Herausforderungen immer größer, wenn es darum geht, die Software entsprechend zu verteilen und die Hardware in Stand zu halten. Vor diesem Hintergrund gibt es in den letzten Jahren Bestrebungen, unsere IT-Landschaft zu konsolidieren, zu standardisieren, zu vereinfachen – und damit die Aufwände in der Servicierung herunterzufahren.

Können sie diese Service-Aufwände konkretisieren?

Otto Büchele: Das geht quer durch – von der Softwareverteilung über die Aktualisierung bis hin zum Support. Diese Verschiebung in der Wahrnehmung war ja letzten Endes auch mitverantwortlich für unser konkretes Konsolidierungsprojekt von OpenOffice auf Microsoft Office: Dass wir nicht mehr nur die Lizenzkosten im Auge haben, sondern auch die laufenden Kosten berücksichtigen, die sich mittelfristig bemerkbar machen und so richtig weh tun.

Das heißt, es waren vor allem Argumente der Managebarkeit und damit verbundene Kosten?

Otto Büchele: Auf der einen Seite ja. Auf der anderen Seite haben wir die Angelegenheit auch ein wenig unterschätzt.

Was meinen Sie damit?

Otto Büchele: Es hatte damit zu tun, dass wir zunächst einen hohen Anteil an Arbeitsplätzen respektive Mitarbeiter identifizierten, die ein Office-Paket nicht aktiv nutzen und uns deshalb zur Annahme verleiteten, dass sie nur einen Lesezugriff auf Office-Dateien benötigen. Diese Annahme erwies sich zunehmend als problematisch bzw. künstlich, weil sich in einem dynamischen Office-Umfeld ja ununterbrochen etwas ändert.

Das heißt, dass die eingangs vorgenommene Unterscheidung immer schwieriger wurde?

Otto Büchele: Genau. Deswegen erwies sich auch der Zwischenschritt mit der Installation von Microsoft Viewer-Versionen in der Praxis als nicht durchführbar, weil er genau auf der Unterscheidung von aktiven und passiven Usern passierte. In einem nächsten Schritt haben wir dann auf OpenOffice gesetzt – wobei uns auch hier die Praxis bald einen Strich durch die Rechnung machte.

Können Sie das näher ausführen?

Otto Büchele: Man sagt ja gern, dass die Tücke im Detail steckt. Genauso war es. Konkret hat sich herausgestellt, dass bestimmte Funktionalitäten (wie Makros oder Formeln), die unsere User in Excel gerne verwendeten, in OpenOffice nicht zur Verfügung stehen. Das war sicherlich ein Knackpunkt für die interne Zusammenarbeit. Dazu kam das Thema der Kompatibilität, das vor allem in der Kommunikation mit externen Partnern tragend wurde. Da passierte es immer öfter, dass wir zum Beispiel PowerPoint-Files bekamen, die dann im OpenOffice ganz anderes ausschauten. Solche wichtigen Details brachten uns dazu, dass wir uns die Sache nochmal genauer anschauten.

Das heißt, es gab neben Management- und Kostenüberlegungen auch Usability-Aspekte und damit einen gewissen Druck von den Anwendern?

Otto Büchele: Ja, auch von dort. Für die Anwender bedeuten die neuen Office-Standards eine spürbare Verbesserung in ihrer Arbeit. Auch weil uns durch den Einsatz von System Center die Aktualisierung ihrer Software um Vieles leichter fällt. Am Ziel sind wir jedoch damit noch nicht. Am Ziel wären wir, wenn wir die Software nicht flächendeckend ausrollen, sondern ganz individuell und punktuell auf Knopfdruck verteilen.

Ist das eine Entwicklung in Richtung Self-Service-IT und Cloud, die sie hier ansprechen?

Otto Büchele: Ja, auf jeden Fall. Wobei ich dazu sagen muss, dass die Cloud, wie man sie landläufig versteht, für uns kein Thema ist. Wenn wir an Cloud denken, denken wir vor allem in Richtung Private Cloud und die damit verbundenen Aspekte der flexiblen Softwareverteilung; dass jeder Benutzer die Funktionalitäten hat, die er benötigt. On-Demand – als virtualisierte Anwendungen bzw. Funktionspakete.

Stichwort virtualisierte Desktopinfrastruktur?

Otto Büchele: Genau. Es geht darum, die Software dorthin zu bringen, wo sie tatsächlich gebraucht wird, und dass die Mitarbeiter am PC so gut wie gar nichts mehr installiert haben. Das ist noch Zukunftsmusik, aber daran arbeiten wir.

Eine letztes Frage: Auf Ihrer Visitenkarte steht Abteilungsleiter ISB – was bedeutet das?

Otto Büchele: Das ist eine Blum-Besonderheit. Wir sprechen bei uns nicht von der Informationstechnologie (IT), sondern von den Informationssystemen (IS). Da gibt es Leute, die kümmern sich mehr um die Prozesse und das Organisatorische und solche, die sich mehr um den technischen Teil, die Basisdienste kümmern. ISB steht also für Basisdienste. Deshalb sehe ich mich auch nicht als IT-Leiter oder CIO, sondern eher als CTO. Gar nicht leicht zu erklären. Ist auch gar nicht so wichtig.

Aber interessant ist es doch, weil es zeigt, welchen Stellenwert der Prozessteil und das Organisatorische bei Ihnen haben.

Otto Büchele (schmunzelt): Das stimmt.

Danke für das Gespräch.